La función de una oficina abierta es aumentar el espacio y mejorar la eficiencia de la comunicación entre las personas: podemos reaccionar continuamente a lo que hacen y dicen los demás. Además, así se construye la identidad de la empresa y se crean vínculos interpersonales más fuertes. Los propios directivos destacan los aspectos positivos del uso del modelo de espacio abierto. Destacan principalmente el aumento de la eficiencia y la comunicación dentro de la empresa. Por supuesto, optimizar el uso del espacio de oficina es importante. Además, cuando los empresarios optan por espacios abiertos, ahorran una media de hasta un 20% en costes de mobiliario de oficina.

Los espacios de oficina abiertos y coworking están ganando terreno

Las oficinas tradicionales en las que cada empleado tiene un espacio de trabajo independiente están quedando en el pasado. Las empresas están derribando muros y abriendo espacios. Se trata de animar a los empleados a interactuar e intercambiar conocimientos y así traducirlo en eficiencia en el trabajo.

Hasta el 40% del espacio de oficinas está sin uso, por lo que muchas empresas renuncian a numerosas salas y pasillos y se centran en los llamados espacio abierto. El empleado no tiene un escritorio asignado, sino que elige su lugar de trabajo en función de lo que hace, de ahí la división en diferentes zonas de la oficina.

¿Cómo afecta un plan de oficina abierta a la eficiencia del trabajo?

El coworking y el espacio abierto de la oficinaes son los oportunidades de brindar espacio de trabajo. Las oficinas de coworking, como una empresa, ofrecen a sus clientes no sólo un escritorio y un sillón, sino también una serie de otras comodidades que permiten un trabajo eficiente y eficaz. Mientras tanto, los empleadores eligen este modelo asignando espacio de oficina a los empleados que trabajan a través de un modelo de trabajo híbrido.

¿Qué ofrece el coworking?

Como es bien sabido, a ninguno de nosotros nos gustaría sentirnos en una prisión o en una jaula en el trabajo. En las oficinas tradicionales, a menudo nos sentimos abrumados por la vida cotidiana y la rutina y la inmutabilidad de las habitaciones. La cura para esta dolencia, según la idea, deberían ser oficinas de coworking en alquiler y espacios abiertos de oficinas de empresas que fomenten el espacio abierto, mucha luz natural y aire fresco, purificado y de buena calidad.

Hacer espacio para cada empleado significa ahorrar dinero

El espacio abierto permite un uso óptimo del espacio. Le permite implementar objetivos tanto individuales como grupales. El individuo puede trabajar solo, pero también funcionará bien en grupo (por supuesto, si logra encontrar un lugar libre donde aterrizar).

Las reuniones con los clientes y el trabajo en sí no tienen por qué tener lugar en un mismo lugar; en el caso del coworking, también es posible salir de la oficina y utilizar salas de conferencias adaptadas para acoger a distintos tipos de clientes. Al menos así tiene que funcionar en teoría. ¿Y en la práctica?

En la práctica, hay que reservar una sala de conferencias con antelación, por lo que hay que hacer cola. Y como las colas suelen ser largas, él también tiene que orientarse de algún modo.

Otro elemento importante es la posibilidad de separar al máximo posible el lugar de trabajo del lugar donde se come. Esto le permite no sólo mantener ordenado su escritorio, sino también su mente. El escritorio es un lugar para trabajar, no para comer, lo que significa que cuando trabajamos en el escritorio nos centramos al 100% en la eficiencia sin distraernos.

Silla de oficina sustituida por puffs

La comodidad y el confort de los empleados son aspectos muy importantes para el desarrollo de la empresa, ¿o no?

Un aspecto muy importante son los muebles cómodos en la oficina: una silla incómoda distraerá al empleado y lo molestará en el trabajo, pero si lo hacemos sentir cómodo, podemos esperar mejores resultados. Cada vez son más comunes las salas de entretenimiento, donde los empleados pueden alejarse de sus escritorios durante un descanso. 

La ubicación de los distintos elementos también debe ser cómoda. Las ventanas no deben reflejar luces que cansen la vista, y la ventilación o el aire acondicionado no deben soplar directamente hacia la cara. No hay duda de que la disposición de la oficina es muy importante. Sin embargo, en condiciones en las que no se tiene un trabajo permanente, esto no es muy factible.

Los espacios abiertos también tienen desventajas

No siempre podemos hablar sólo de los aspectos positivos del sistema de espacios abiertos. No todo el mundo puede concentrarse cuando trabaja en un espacio abierto. El ruido de las conversaciones puede distraer incluso a la persona más paciente después de un tiempo, y no todo el mundo puede trabajar escuchando música. En un empleado distraído observamos no sólo una disminución de la eficiencia, sino también un aumento de la frustración y la irritabilidad. La solución a tales situaciones pueden ser lugares especialmente designados, como cabinas para llamadas telefónicas y videoconferencias. Sin embargo, trabajar juntos tiene un impacto mucho mayor en el resultado final que trabajar solo, como siguen demostrando las investigaciones. Este trabajo desarrolla no sólo al individuo, sino que también enriquece a todo el equipo con nuevas experiencias.

Hoy en día también el espacio tiene que ser flexible

El espacio abierto de la oficina debe ser en cierto sentido flexible, porque debe proporcionar un lugar de trabajo para las personas que actualmente necesitan trabajar en concentración y soledad. Esto se puede conseguir no sólo mediante elementos constructivos permanentes, sino también mediante elementos móviles que se pueden mover correspondientemente.

El espacio de oficinas es el escaparate de la empresa

La oficina es el escaparate de la empresa no sólo para los empleados que ya trabajan en la empresa, sino también para los candidatos potenciales. No debemos olvidar que el mayor efecto lo dan los detalles, por lo que vale la pena asegurarse de que armonicen con la estética de todo el lugar.

Muchos factores influyen en nuestra motivación para trabajar. Mucha gente todavía piensa que se trata principalmente de cuestiones económicas, pero desde hace mucho tiempo los empleados mencionan con mucha más frecuencia otros factores no salariales. El ambiente en el que usted desempeña sus tareas es importante y no sólo incluye el contacto con otros empleados, sino también, por ejemplo, la adecuada disposición de la oficina. ¿Cómo puede influir en la motivación? Respondemos en este artículo.

¿Importa la disposición de la oficina?

No creo que nadie tenga dudas al respecto: la disposición de la oficina es de gran importancia. Afecta la motivación y el compromiso de los empleados. Nadie podrá trabajar bien si la luz se refleja en el monitor, el aire acondicionado sopla por encima y la silla no se puede ajustar.

Los empleados prestan cada vez más atención a lo que les ofrece su lugar de trabajo y al aspecto de la oficina. Una disposición adecuada puede tener un impacto positivo en toda la imagen del empleador. Las personas son el pilar de la empresa, por eso conviene procurar que trabajen de la mejor manera y con la mayor comodidad posible.

Un lugar donde puedas relajarte o donde puedas ir cuando necesites silencio absoluto, en teoría no es gran cosa. Todo lo que necesitas es un sofá, una mesa o una silla. Sin embargo, para los empleados, las condiciones en las que trabajan son realmente importantes. Por eso, cada vez más mencionan la disposición de la oficina como un factor de motivación para trabajar. Vale la pena no hacer oídos sordos a sus opiniones, sin duda repercutirá positivamente en todo el funcionamiento de la empresa.

¿Qué influye en la satisfacción laboral?

Pasamos la mayor parte de nuestro día en el trabajo. Dedicamos largas horas al desempeño de nuestras funciones, descuidando muchas veces nuestra vida privada o simplemente olvidándonos de ella. Generalmente es en el lugar de trabajo donde hacemos amigos. No es de extrañar que queramos que este lugar sea lo más amigable posible para nosotros, para que podamos estar contentos con él y no venir allí como un castigo.

Como sabemos, existen muchos factores que motivan a los empleados a trabajar duro. Cuanto mejor sea el sistema, más felices seremos. Esto se traduce en nuestra forma de trabajar y contribuye al funcionamiento de la empresa.

Todo empleador debería querer que sus empleados trabajen lo mejor posible. Por eso hoy se dedica tanto espacio a los debates sobre cómo motivar a los empleados. Esto puede verse influenciado, por ejemplo, por una remuneración satisfactoria, beneficios interesantes o atención al desarrollo personal.

¿Cómo puede un punto de inflexión cambiar nuestro negocio?

Sin embargo, a menudo se dice que un ambiente adecuado en el lugar de trabajo tiene un gran impacto en la satisfacción de los empleados. No se trata de que todos sean amigos y se amen unos a otros, pero definitivamente es mejor venir a un lugar donde podemos hablar con todos, sonreírles a todos y no sentirnos tensos y nerviosos solo de pensar en pasar unas horas allí.

La disposición de la oficina es un factor motivador importante

Sin embargo, lo bien que nos sentimos en el lugar de trabajo depende no sólo del ambiente entre los empleados, sino también de la adecuada disposición de la oficina. Al adaptarlo a las necesidades de los empleados, sin duda aumentará su eficiencia y compromiso.

Un empleado satisfecho cuyo trabajo es satisfactorio está más dispuesto a realizar sus tareas y está más motivado para trabajar duro. Por eso la disposición de las oficinas es cada vez más importante, tanto en corporaciones como en empresas más pequeñas.

Espacio abierto: ¿cómo concentrarse?

Para muchas personas, las oficinas de espacios abiertos son un gran problema. Hay muchos escritorios en una habitación grande, mucha gente trabaja allí y cada uno genera más o menos ruido. A menudo, los empleadores simplemente no tienen otra opción que colocar a los empleados de esta manera. Sin embargo, como sabemos, este es un problema importante para muchos.

En primer lugar, cada uno hace algo diferente: un empleado toca las teclas, otro discute algo con un cliente y el tercero organiza una reunión. Es ruidoso y no se puede silenciar a todos. Sí, podemos ponernos unos auriculares, pero en primer lugar, no todo el mundo puede trabajar con música y, en segundo lugar, no siempre es posible. Cuando perdemos el foco, podemos tardar hasta 20 minutos en recuperarlo. Basta que alguien nos distraiga tres veces y tendremos una hora de trabajo hecha. Por eso la disposición de la oficina es crucial.

Cada vez más oficinas tienen espacios separados para los empleados que pueden moverse entre habitaciones según sea necesario. No todo sucede al aire libre. En una sala hay un espacio abierto, en otra puede reunirse un grupo que trabaja en un proyecto y en las zonas de silencio habrá un lugar para las personas que necesitan concentrarse en algo urgente. Además, cada vez encontramos más salas de relajación en las sedes de las empresas, lo que puede resultar beneficioso para los empleados. 

Durante el descanso pueden tumbarse cómodamente, hacer ejercicio, jugar a algo, alejarse del escritorio y de las tareas y respirar.

Algunos empleadores hacen todo lo posible para que los empleados se sientan casi como en casa en la oficina. Los lugares de trabajo incluyen un gimnasio, una sala de juegos, cocinas bien equipadas y, sobre todo, puestos de trabajo ergonómicos. Sillas cómodas, escritorios en los que cabe todo, reposapiés: todo esto realmente afecta la calidad de las tareas realizadas.

Conclusión

Las funciones de la oficina y la idea de la oficina en sí como un lugar de trabajo físicamente estable han cambiado drásticamente durante la pandemia. Sin embargo, más allá del poderoso impacto de los confinamientos en el flujo de trabajo, la tendencia a hacer que el espacio de oficina sea más flexible ya existía mucho antes. De hecho, creemos que los espacios de oficina abiertos, el coworking y el trabajo remoto son manifestaciones diferentes de la misma tendencia eterna de optimización cuyo objetivo es minimizar los gastos del empleador.

Puede facilitar el flujo de trabajo al hacer que otras personas sean más accesibles y facilitar la observación de los empleados por parte del empleador, pero la mayoría de las veces también puede generar mucho ruido y distracciones y hace que sea más difícil concentrarse.